Notícias | Dicas para fazer a reunião de condomínio à distância

As reuniões de condomínio são ocasiões essenciais para compartilhar informações, prestar contas, apresentar e discutir soluções para problemas e tomar decisões. Planejar essas reuniões é função do síndico, mas não é fácil atrair a atenção dos condôminos, encaixar horários em que a maioria esteja disponível, entre outros. Por isso é indispensável buscar alternativas para elevar a participação dos moradores.

Realizar as reuniões à distância por meio da internet é uma boa saída, que com a pandemia ganhou bastante relevância. Existem diversas ferramentas on-line para promover os debates e garantir a conformidade legal. Isso pode fazer com que aumente a presença dos moradores, uma vez que permite que eles participem de qualquer lugar.

Confira formatos de assembleia digital para condomínios
Antes de partirmos para os formatos, vale ressaltar a diferença entre uma reunião simples e uma assembleia. As assembleias, ordinárias ou extraordinárias, são encontros deliberativos que devem obedecer ao regimento ou convenção do condomínio, a fim de que as decisões sejam válidas judicialmente. Já as reuniões do condomínio podem ser informais, apenas para debater alguma questão de interesse comum e encaminhar ações, mas nenhuma tomada de decisão tem validade jurídica.

Vamos aos formatos:

• On-line ao vivo: a discussão e deliberação ocorre ao vivo por meio de videoconferência;
• Digital aberta: as pessoas dispõem de um prazo para acessar um site ou aplicativo onde podem discutir e votar;
• Híbrida ao vivo: assembleia on-line ao vivo que acontece simultaneamente à assembleia presencial;
• Híbrida aberta: o debate e a votação são feitos de forma digital aberta e geram-se procurações que são levadas para uma assembleia presencial.

Quais ferramentas utilizar?
A escolha do dispositivo que será usado nas reuniões de condomínio à distância é fundamental para evitar possíveis falhas de comunicação e garantir que todos possam participar, tenham o espaço para expor suas ideias e também votem.

Há diversas ferramentas de videoconferência gratuitas, como:

• Google meet;
• Zoom;
• Skype

Quais os cuidados ao realizar a reunião de condomínio à distância?
É preciso seguir a mesma rotina da assembleia presencial, seguindo as regras do regimento interno ou convenção do condomínio. Os cuidados são:

• Convocação: Sempre ser feita com antecedência, e enviado tanto pelo meio físico quanto pelo meio virtual. Evidencie a forma como será realizada e dê instruções para que os condôminos possam acessar a plataforma e participar.
• Pauta: Enumere com clareza quais os assuntos que serão tratados durante a reunião. Visto que não há uma legislação própria para as assembleias on-line, não é recomendado abordar assuntos mais sérios, como por exemplo, a escolha de um novo síndico ou mudanças no orçamento.
• Assinatura de presença: A identidade e participação pode ser registrada por acesso de login e senha, quando realizada em plataformas específicas, ou a presidência da mesa pode identificar e registrar. Você pode encontrar na internet ferramentas que possibilitam “colher” assinaturas on-line de documentos.
• Protocolos: É possível você seguir o de costume, contudo é importante atentar às especificidades da plataforma digital utilizada.
• Registro: É super válido gravar as reuniões on-line para referências futuras, caso seja necessário fazer alguma verificação. Vale lembrar, a ata deve ser feita da mesma forma de sempre e disponibilizada em seguida.

Como garantir a qualidade das reuniões on-line?
Para que tudo saia como o planejado, o ideal é contar com uma estrutura para evitar interferências, falhas de comunicação, quedas de conexão, entre outros. Confira algumas dicas:

• Equipamentos: Contar com bons equipamentos é crucial para garantir a qualidade de transmissão da reunião de condomínio. A atenção maior deve estar na captação de áudio e de vídeo.
• Conexão de internet: É um ponto crucial para que tudo ocorra bem. Como a assembleia conta com a presença de muitas pessoas, a transmissão de dados é grande e a pessoa que irá conduzir a reunião precisa garantir uma conexão com sinal estável, que não vá travar ou cair no meio da discussão.
• Aplicativo do condomínio: Condomínios mais modernos já utilizam aplicativos para fazer a gestão de segurança e administrativa. Através deles é possível acompanhar as câmeras de segurança, controlar o acesso e gerir a reserva de espaços de lazer, mas também ter um canal de comunicação direto com os moradores.

Com essas dicas as reuniões de condomínio à distância ficam muito mais ágeis e seguras, atraindo mais moradores a participarem desses encontros de qualquer lugar.